Boundary Object Theory

Das Konzept der Grenzobjekte

Grenzobjekte sind abstrakte oder physische Artefakte, die den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen unterstützen, indem sie Schnittstellen für die Kommunikation bereitstellen. Beispiele für Grenzobjekte sind physische Objekte wie Prototypen [1], immaterielle Objekte wie gemeinsame IT-Anwendungen, Karten und Modelle [2] und abstrakte Konzeptualisierungen wie standardisierte Formen und Repositorien [1], [2]. Laut Winter und Butler (2011) bieten "Grenzobjekte eine ausreichende Plattform für kooperatives Handeln - aber sie tun dies, ohne dass die beteiligten Personen die unterschiedlichen Perspektiven, Positionen und Praktiken ihrer "Basis"-Sozialwelt aufgeben müssen". Dadurch entstehen Handlungszusammenhänge, die durch die gemeinsame Bezugnahme auf das jeweilige Grenzobjekt im Sinne einer losen Kopplung zusammen (und auf Distanz) gehalten werden. Grenzobjekte ermöglichen somit zugleich die Justierung von Grenzen wie die “handlungspraktische (nicht nur diskursive) Grenzüberschreitung” zwischen Disziplinen, Professionen und Einrichtungen (Strübing, 1997) bzw. sogenannten „Communities of Practice“. Diese Communities of Practice sind Organisationssilos mit hochspezialisiertem Wissen, Terminologien und Subkulturen, die durch Organisationsgrenzen voneinander getrennt sind. Einzelpersonen können grenzüberschreitende Rollen (boundary spanner) übernehmen, indem sie beispielsweise den Austausch von Fachwissen zwischen Gruppen erleichtern, die sich in Bezug auf Standort, Zugehörigkeit, hierarchische Position oder Funktion unterscheiden. Weiterhin können Grenzen auch durch Grenzobjekte überbrückt werden, Artefakte, die sich an den Schnittstellen zwischen Feldern oder Gemeinschaften befinden und den Transfer von grenzüberschreitenden Informationen und Wissen erleichtern. [6] Grenzobjekte dienen der Verständigung über Gemeinsamkeiten wie über Differenzen – ohne wirkliches Verstehen nötig zu machen. Typisch für in diesem Sinne erfolgreiche Grenzobjekte sind deshalb eine gewisse Vagheit, ihr eher provisorischer Charakter und eine ausgeprägte interpretative Flexibilität. Grenzobjekte müssen sich, um ihre Funktionen erfüllen zu können, an die unterschiedlichen Interessenlagen der Beteiligten anpassen lassen und für die jeweiligen Bezugssysteme eine genügend niedrige Eintrittsschwelle aufweisen. Star und Griesemer (1989) listen vier Arten von Grenzobjekten auf:

  1. Repositorien. Indexierte Sammlungen von Objekten (z.B. eine Bibliothek, eine Datenbank).
  2. Idealer Typ. Objekte, die vage, formbare Darstellungen sind (z.B. ein Prototyp, ein Diagramm).
  3. Zufällige Grenzen. Objekte, die Grenzen zwischen verschiedenen Gruppen festlegen (z.B. eine Karte der regionalen Grenzen, ein Organigramm).
  4. Standardisierte Formulare. Objekte mit einer standardisierten Methode oder Vorgehensweise oder die Informationen in einem standardisierten Format darstellen (z.B. ein Anwendungsformular, ein Gantt-Diagramm).

Eigenschaften von Grenzobjekten:

Einem Grenzobjekt können Eigenschaften zugewiesen werden. Laut Ralf Abraham können identifizierte Eigenschaften in zwei Gruppen unterteilt werden: Objekteigenschaften, die den Aufbau eines Objekts betreffen, und Verwaltungseigenschaften, die die Art und Weise beschreiben, wie ein Objekt in einem Unternehmen verwendet und verwaltet wird. Je nach Art der zu überwindenden Wissensgrenze können unterschiedliche Eigenschaften erforderlich sein. [1]

Verwaltungseigenschaften:

  1. Modularität: Verschiedene Teile des Grenzobjekts dienen verschiedenen Akteuren im Netzwerk.
  2. Abstraktion: Das Grenzobjekt dient den Akteuren, indem es erforderliche Informationen bereitstellt, die von Details abstrahiert werden, die nur für bestimmte Praxisgemeinschaften (Communities of practice) relevant sind.
  3. Standardisierung: Die durch das Grenzobjekt vermittelten Informationen sind von verschiedenen Praxisgemeinschaften im Netzwerk interpretierbar.
  4. Konkretisierung: Befasst spezifische Probleme, die für bestimmte Gemeinschaften relevant sind. Die Gemeinschaften sind in der Lage, ihre Anliegen darzulegen und ihr Wissen über das jeweilige Problem auszudrücken. Dadurch wird eine interpretative Flexibilität gewährleistet.
  5. gemeinsame Syntax: stellt ein gemeinsames Schema von Informationselementen zur Verfügung, so dass die lokale Verwendung von Informationsobjekten in allen Community-Bereichen einheitlich ist.
  6. Formbarkeit: bedeutet, dass Grenzobjekte gemeinsam transformierbar sind, um die Erkennung von Abhängigkeiten und die Aushandlung von Lösungen zu unterstützen.

Objekteigenschaften:

  1. Versionierung: verfolgt Änderungen an Grenzobjekten zusammen mit deren Begründung. Ein zusätzlicher Kontext ergibt sich aus der Rekonstruktion der chronologischen Entwicklung des Grenzobjekts.
  2. Aktualität: Umfasst die rechtzeitige Kommunikation von Änderungen an den beteiligten Gemeinden sowie Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Aktualisierung des Grenzobjekts.
  3. Stabilität: bedeutet, dass die Struktur und die zugrundeliegenden Informationsobjekte eines Grenzobjekts im Laufe der Zeit stabil bleiben. Trotz unterschiedlicher lokaler Anwendungen und Anmerkungen bieten Randobjekte einen stabilen Bezugsrahmen: Während Änderungen an der Peripherie möglich sind, bleibt der Kern des Grenzobjekts stabil und rekonstruierbar.
  4. Beteiligung: bedeutet, dass relevante Gemeinschaften an der Erstellung und Instandhaltung des Grenzobjekts beteiligt werden sollten und dass die Nutzer auch das Top-Management einbeziehen sollten.

Die genannten Eigenschaften bzw. Merkmale sind zwar für die nachträgliche Beschreibung hilfreich, sie leisten jedoch wenig Hilfe bei der Entdeckung und Erstellung potenzieller Grenzobjekte. Es ist teilweise komplex ein Grenzobjekt zu identifizieren, da oft behauptet wird, dass alles ein Grenzobjekt darstellen kann. Im folgenden Abschnitt wird erklärt, warum nicht alles ein Grenzobjekt ist. [6]

Nicht alles ist ein Grenzobjekt

Grenzobjekte sind in der Literatur nicht einheitlich definiert, sodass der Begriff selbst zu einem Grenzobjekt geworden ist [3]. Für Trompette und Vinck (2009) waren die entscheidenden Merkmale eines Grenzobjekts, die interpretative Flexibilität und eine standardisierte Infrastruktur, die den Informationsbedarf verschiedener Gemeinschaften oder Interessensgruppen abdeckt. Durch diese Definition ergibt sich die Möglichkeit, jeden Schnittstellenmechanismus zwischen Wissen oder Akteuren als Grenzobjekt zu bezeichnen. Lee (2007) weist darauf hin, dass nur zwei der o. g. vier Kategorien von Grenzobjekten von Star und Griesemer (Repositorien und standardisierte Formen) diese gemeinsame Infrastruktur erfordern. Dies bedeutet, dass eine Standardisierung in Fällen, in denen kollaborative Praktiken noch nicht vollständig koordiniert sind, nicht angebracht ist. Star (2010) bestätigt, dass Grenzobjekte nicht durch inhärente Merkmale definiert werden, sondern durch ihre Größe und ihren Umfang. Ein Objekt mit interpretativer Flexibilität kann am sinnvollsten als Grenzobjekt betrachtet werden, wenn zum einen ein messbares Lern- oder Wissenstransferniveaus erzeugt und wenn es für Forscher konzeptionell nützlich ist, es als Grenzobjekt zu definieren. Huvila (2011) argumentiert, dass Grenzobjekte diskursive Formulierungen sind, d. h. sie sind nie neutral zur Gemeinschaft, sondern werden immer aus den Netzen normativer Beziehungen und annahmen erzeugt, die bestimme Arten von Wissen privilegieren und andere ausschließen. Daher können Grenzobjekte Verständnis dafür entwickeln, was als nachhaltig gilt und was nicht, da sie Teil des Netzes sind, durch das Beziehungen organisiert, Grenzen und Subjektivität definiert werden. [3]

Nachhaltig durch Grenzobjekte

Nach Benn (2013) verstehen wir unter "Lernen, nachhaltige Organisationspraxis zu entwickeln" die Entwicklung, den Austausch und die Einbettung von Erkenntnissen und Aktivitäten, die es Unternehmen ermöglichen, "die Bedürfnisse der Gegenwart zu erfüllen, ohne die Fähigkeit künftiger Generationen, ihre eigenen Bedürfnisse zu befriedigen, zu beeinträchtigen". Die Literatur in diesem Bereich zeigt, wie umstrittene soziale, ökologische und ökonomische Vorstellungen von Nachhaltigkeit zu Kompromissen und Spannungen in Unternehmen führen. Grenzobjekte gelten als ein wichtiges Element des Lernens, da sie eine "Verbindung" und einen "gemeinsamen Fokus" ermöglichen - beide von Fenwick (2007) als entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung nachhaltiger Praktiken in Unternehmen anerkannt. Benn et al. (2013) identifizierten mehrere Grenzobjekte, die Interessengruppen verbinden, die an der Vermittlung von Nachhaltigkeit beteiligt sind und zeigte, dass Grenzobjekte im organisatorischen Lernen für Nachhaltigkeit wichtig sind. Zu den untersuchten Artefakten gehören Repositorien bewährter Praktiken, die in verschiedene Kontexte integriert und eingebettet werden könnten und pädagogische Protokolle, die eine konsistente Möglichkeit bieten, die Nachhaltigkeit über Grenzen hinweg zu vermitteln. [3]

Kollaborationsdiagramm im Blickfeld von Green IS

 

Grenzobjekte in BPMN 2.0 Kollaborationsdiagrammen

Grenzobjekte unterstützen die Verbindung zwischen verschiedenen Gemeinschaften, indem die Objekte als gemeinsamer Bezugspunkt für Interaktionen und Zusammenarbeit über ein gewisses Interesse dienen. Diese Objekte können sich in einer Vielzahl von Artefakten wiederfinden, die flexibel genug sind, um sich an de lokalen Bedürfnisse und Einschränkungen der verschiedenen Gemeinschaften, die sie einsetzen, anzupassen und dennoch robust genug sind, um eine gemeinsame Identität über Standpunkte hinweg zu erhalten [6]. Solche Grenzobjekte können auch IT-basiert sein, die IS-Disziplin bietet viele Beispiele wie Dokumentenarchive, Wikis, Werkzeuge für das Quellcode-Management oder unternehmensübergreifende IS-Systeme. Der Trend zur unternehmensübergreifenden Vernetzung gilt besonders für Allianzen von Produktions- und Dienstleistungsunternehmen, die gemeinsam integrierte End-to-End-Kundenlösungen anbieten, dabei integrieren IT-basierte Grenzobjekte die Teilprozesse von Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Der Anspruch, integrierte Lösungen für Sachgüter und damit verbundene Dienstleistungen anzubieten, erfordert sowohl für Hersteller als auch für Dienstleistungsunternehmen neue oder angepasste Organisationsstrukturen und Fähigkeiten. Insbesondere der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens Netzwerk muss implementiert werden. IT-basierte Grenzobjekte bieten die Möglichkeit bestimmte Informationsflüsse zu automatisieren und damit den Informationsaustausch zu verlängern, zu beschleunigen und Geschäftsprozesse zu koordinieren. Dementsprechend ist die Integration und Koordination grenzüberschreitender Geschäftsprozesse eine Schlüsselkompetenz von Unternehmen. Nicht harmonisierte Prozesse verschiedener Netzwerkpartner müssen sich miteinander verbinden. Netzwerkpartner sind gefordert, darüber zu verhandeln, wie sie ihre Geschäftsprozesse miteinander verbinden und so sich über geeignete Grenzobjekte zu einigen [4], [6].

Aus einer Studie von Pöppelbuss ging hervor, dass Grenzobjekte in BPMN Modellen über verschiedene Lanes und Pools hinweg für den Informationsaustausch dienen. Dabei kam es vermehrt zu dem Einsatz von folgenden Grenzobjekten [4]:

  • Repositorien: Datenbanken können so eingerichtet werden, dass alle Partner zugangsberechtigt sind. Typischerweise ist einer der Netzwerkpartner der Host dieser Datenbank. In den, von der Studie untersuchten Unternehmen, kam diese Art von Grenzobjekt vor. Auf einer Datenbank waren Verkaufsinformationen bzgl. potentieller Kunden gelistet, da alle Unternehmen im Netzwerk Zugang zu dieser Datenbank hatten, stellte diese Datenbank einen gemeinsamen Bezugspunkt für Daten in allen Unternehmen des Netzwerks dar. Nach Carlile (2002) ist solch eine Datenbank ein Grenzobjekt der Art Repository. [4]
  • Standardisierte Formen und Methoden: Neben traditionellen Kommunikationswegen verwendeten die von Pöppelbuss untersuchten Unternehmen auch Grenzobjekte um Geschäftsprozesse mit denen ihrer Partner zu koordinieren. So verwendeten sie Standardformate für den Datenaustausch z. B. vorgegebene Layouts für PDFDokumente oder XML-Schemata. Vereinbarte Formate für den Datenaustausch fallen nach Carlile (2002) in die Kategorie der standardisierten Formen und Methoden. [4]
  • Grenzkarten: Auch BPMN 2.0 Kollaborationsdiagramme können Grenzobjekte sein, wenn diese für den Informationsaustausch zwischen Akteuren dienen. Unternehmen aus der Fallstudie stellten Prozessmodelle über ein Online Portal zugänglich für die Netzwerkpartner, um die Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen den Geschäftsprozessen zu den Partnern darzustellen. [4]
Grenzobjekte in BPMN 2.0 Kollaborationsdiagrammen

Abbildung 1: Grenzobjekte in BPMN 2.0 Kollaborationsdiagrammen, nach Pöppelbuss [4]

Auch im Zuge der zunehmenden Vernetzung von Unternehmen und dem kollaborativen BPM, könnte die Modellierungstechnik BPMN 2.0 selbst als Grenzobjekt dienen, wenn bspw. Unternehmen die Prozessmodellierung unternehmensübergreifend vornehmen und zur Modellierung BPMN 2.0 Kollaborationsdiagramme verwenden. In solch einem Szenario könnte die Modellierungstechnik BPMN 2.0 als standardisierte Form und Methode dienen. [4]

Green IS und BPMN 2.0 Kollaborationsdiagramme

Eine der grundlegenden Herausforderungen wird es sein, die Fähigkeit zu schaffen, "grünere" Prozesse zu gestalten. Die derzeitigen Verfahren zur Prozessgestaltung müssen daher nachhaltigkeitsbezogene Konzepte wie Kohlenstoffemissionen oder Energieverbrauch von Geschäftsaktivitäten bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen berücksichtigen. Dies ermöglicht eine Analyse und Verbesserung, die nicht nur ökonomische, sondern auch ökologische Ziele berücksichtigt. Da die Prozessmodellierung IT-Systeme, Informationen, Aktivitäten, Akteure und Geschäftsregeln sowie andere Dokumentationen umfasst, ist sie ein geeignetes Instrument zur Gestaltung nachhaltiger Prozesse. Eine Option wäre neben dem Geschäftsprozess auch grüne Informationen zu erfassen, z. B. das Ausmaß der Treibhausgasemissionen, die in einem Geschäftsprozess verursacht werden. Eine erweiterte Prozessmodellierungsnotation könnte geeignete grafische Symbole bereitstellen, um Daten über die mit jedem Prozess verbundenen Abfälle zu dokumentieren und zu analysieren. Die Abbildung zeigt ein Beispiel dafür, wie eine solche grüne Prozessdiagrammierung aussehen könnte [5]:

Grüne Erweiterung der Notation

Abbildung 2: Grüne Erweiterung der Notation, nach Recker [5]

Nachhaltige Prozesse müssen implementiert werden. Dazu müssen Unternehmen ausreichende Ressourcen bereitstellen, die Mitarbeiter umweltbewusst schulen und die zuvor definierten Maßnahmen und grünen Leistungsindikatoren umsetzen. Spezielle Informationssysteme sind erforderlich, um Daten zu sammeln, die Leistung zu überwachen und die erforderliche Transparenz zu schaffen, um die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen einzubeziehen. [5]

Fazit

Grenzobjekte spielen eine entscheidende Rolle bei der Kopplung und Überbrückung von Verständnissen, bei denen es in diesem Zusammenhang darum geht, Geschäftsprozesse und die Modellierung von Geschäftsprozessen nachhaltiger zu gestalten. Dieser Beitrag bietet einen Überblick, inwiefern ein Grenzobjekt bei BPMN Kollaborationsdiagrammen entsteht, welche Formen und Umfang diese Grenzobjekte haben und in welchem Ausmaß sie, in Bezug auf Nachhaltigkeit, genutzt werden können. Weiterhin zeigen wir, mithilfe verwendeter Literatur, dass nicht alles erdenkliche als Grenzobjekt angesehen werden kann. Es reicht nicht aus, wenn ein Objekt eine interpretative Flexibilität bietet, neben der interpretativen Flexibilität, muss es auch sinnvoll sein ein Objekt als Grenzobjekt zu betrachten. Das bedeutet es sollte zum einen ein messbares Lern- und Wissenstransferniveau erzeugen, zum anderen sollte es für den Forscher bzw. für die Communities of Practice konzeptionell nützlich sein. Durch den Wissenserwerb über die Thematik, ob alles als Grenzobjekt angesehen werden kann, in Kombination mit den Grenzobjektformen nach Pöppelbuss konnten wir bei nachhaltigen Prozessen Grenzobjekte, in Form von Repositorien und standardisierten Foren, identifizieren. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit eine Grenzkarte als Grenzobjekt zu identifizieren. In diesem Fall kann ein BPMN Kollaborationsdiagramm 2.0 ein Grenzobjekt sein, solange es dem Informationsaustausch zwischen Akteuren dient. Durch Schaffung dieser Grundlage ist es möglich eine effizientere Modellierung der unternehmensübergreifenden Schnittstellen zu gewährleisten, dieser ist durch den schnelleren bzw. automatisierten Informationsfluss zwischen Akteuren oder Unternehmen gegeben. Wie bereits Pöppelbuss in einer Fallstudie zeigte, können Prozessmodelle auf Online-Portalen bereitgestellt werden, dadurch können Informationen unmittelbar geteilt werden. Darüber hinaus ist eine gemeinsame Prozessmodellierung zwischen den Unternehmen denkbar und somit möglich, dies würde unteranderem zur (besseren) Vernetzung von Unternehmen beitragen. Es ist weiterhin davon auszugehen, dass das Konzept der Grenzobjekte in Kombination mit BPMN Kollaborationsdiagrammen 2.0 in Bezug auf Nachhaltigkeit auch Auswirkungen auf die Modellierungssprache haben wird. Durch das gestalten nachhaltiger Prozesse hat Recker bereits einige Beispiele geliefert, dass neue Notationen durchaus bei der Prozessmodellierung denkbar sind und wie diese genutzt werden können. Es ergibt sich somit die Möglichkeit durch diese Notationen nachhaltiger zu modellieren. Die Repositorien und standardisierten Formen bieten ebenfalls einige Notationsmöglichkeiten, sodass diese ebenfalls erweitert werden könnten. Alles in allem lässt sich sagen, dass die Grenzobjekttheorie nicht frei von Kritik ist. Es kann nämlich für jedes abstrakte oder psychische Artefakt eine interpretative Flexibilität entstehen sobald zwei Akteure zwei Sichtweisen besitzen, dies bedeutet jedoch nicht, dass eine Unterteilung in ein Grenzobjekt immer Sinn macht. Sobald jedoch ein Lern- und Wissenstransfer gegeben ist und eine konzeptionelle Betrachtung sinnvoll ist, ist die Grenzobjekttheorie eine nützliche Methodik. Denn Grenzobjekte gelten als ein wichtiges Element des Lernens, da sie eine "Verbindung" und einen "gemeinsamen Fokus" ermöglichen - beide von Fenwick (2007) als entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung nachhaltiger Praktiken in Unternehmen anerkannt. Dieser Beitrag zeigt ernsthafte Ansätze, wie diese Theorie umsetzbar ist bzw. umgesetzt worden ist und wie Grenzobjekte unter Nachhaltigkeitsaspekten in BPMN Kollaborationsdiarammen 2.0 verwendet werden können und wodurch diese ausgezeichnet werden.

Referenzen

[1] Paul R., Carlile: „Transferring, Translating, and Transforming: An Integrative Framework for Managing Knowledge Across Boundaries“, in Organization Science 15/5, S. 555-568, 2004. DOI: 10.1287/orsc.1040.0094

[2] Griesemer J. R., Star S. L.: „Institutional ecology, Translations and Boundary Bbjects: Amateurs and Professionals in Berkeley`s Museum of Vertebrate Zoology“, 1907-39, in Social Studies of Science 19/3, S. 387-420, 1989. DOI: 10.1177/030631289019003001

[3] Correia F., Hawkins B., Pye A. „Boundary objects, power, and learning: The matter of developing sustainable practice in organizations“, in Management Learning 1/19, 2016. DOI:10.1177/1350507616677199

[4] Pöppelbuss, J.: ”Boundary Spanning in Business Process Management: Theoretical Framing and Case Study”, in Proceedings of the Eighteenth Americas Conference on Information System, Seattle, Washington, USA, 2012.

[5] Recker J.: „Green, Greener, BPM?“, in BPTrends, 2011.

[6] Becker J., Beverungen D., Knackstedt R., Matzner M., Müller O., und Pöppelbuss J.: „Bridging the Gap Between Manufacturing and Service Through IT-Based Boundary Objects“, in IEEE Transactions on Engineering Managment, 60/3, S. 468-482, 2013.